Datos como el nombre, dirección, DNI, teléfonos de contacto, o el e-mail, son susceptibles de protección según la ley oficial de protección de datos de carácter personal (L.O.P.D.) según la Ley Orgánica 15/1999 que entró en vigor el día 14 de Enero del 2000, y que toda empresa, sea cual sea su sector de negocio, está obligada a cumplir.

Para no incurrir en una multa, cuyas sanciones según el artículo 45, pueden ir desde los 600 hasta 600.000 Euros (dependiendo del tipo de infracción leves, graves o muy graves), lo primero que debe saber es si tiene datos de sus clientes que pueden ser considerados de carácter personal, si es así, deberá cumplimentar y entregar debidamente el formulario de la Agencia de Protección de Datos.

Existen varios niveles de protección, bajo, medios o altos, en función de los datos que usted esté almacenando. Lógicamente, no es lo mismo que usted tenga archivado cual es el teléfono de contacto de uno de sus clientes, o cual es su dirección o simplemente el nombre, que tener recogida información acerca de su religión, sexo u otros aspectos que puedan ser considerados más personales o privados.

Recuerde que todos y cada uno de los ficheros que contengan datos personales de sus clientes y sea cual sea su formato deben ser registrados en la Agencia Española de Protección de Datos. Además si modifica o suprime alguno de estos ficheros debe notificarlo a dicha entidad. Al mismo tiempo, debe informar de cual o cuales son las normas de seguridad, que según el caso, usted mantiene para salvaguardar la entidad de sus clientes.

Para ser más prácticos, pongamos un ejemplo: usted tiene una empresa que vende material eléctrico y posee un programa de ordenador que a su vez guarda los datos de sus clientes en una base de datos sencilla. Esta base de datos, es la que debe ser dada de alta en la oficina de la Agencia de Protección de Datos como fichero que almacena la información de sus clientes. Si además tiene, por ejemplo una hoja de cálculo con otros datos de sus clientes, también deberá dar de alta este fichero como archivo que guarda datos personales de sus clientes.

El formulario que usted debe cumplimentar puede ser tedioso de completar pues muchas de las preguntas que se hacen no están del todo claras. Debe leer con atención la ayuda que viene en los anexos al formulario y fijarse bien en lo que responde, ya que si se equivoca puede conllevar que usted informe incorrectamente a la agencia de protección de datos y piensen que mantiene datos de sus clientes que deberían llevar un nivel de protección más exhaustivo. Una vez haya registrado sus archivos en la agencia de protección de datos, se le enviará una carta en la que se le informará que sus archivos han sido registrados con el número de expediente que les corresponda.

Sin duda la protección de los datos de nuestros clientes o clientes potenciales, ayudará a tener una relación más profesional con los mismos, pues la confianza que da el saber que usted cumple con las leyes de protección de datos, es un valor añadido que hoy en día se aprecia sobremanera en las relaciones comerciales.
Informe siempre a sus clientes que sus datos están debidamente protegidos, seguro que éstos lo agradecerán."

Miguel Ángel García
Director Técnico
eXtremaNET Consultores Tecnológicos
magarcia@extremanet.com