Las medianas y sobre todo las pequeñas empresas suelen demandar los servicios de las empresas dedicadas al desarrollo de aplicaciones informáticas de gestión y facturación, debido a que actualmente el ordenador se ha convertido en el compañero ideal para organizar de una forma eficaz los datos de su producción diaria así como los movimientos de gestión contable que se producen en sus negocios.
Los empresarios suelen buscar un programa que cubra sus necesidades de gestión y que ya esté creado; es decir llegar, comprar, instalarlo en su ordenador y ponerlo a funcionar. Pero esto, no es siempre tan sencillo. Un programa de facturación y de gestión estándar, en muchas ocasiones, no ofrece las mismas prestaciones a todas las empresas independientemente del producto o servicio que comercialice.
Por este motivo le será más rentable a largo plazo pedir un programa de gestión a medida el cual deberá hacer exactamente lo usted quiere que haga y satisfaga las exigencias de gestión y facturación diarias de su empresa.
Lógicamente, el crear un programa nuevo, o adecuar a su forma de trabajo un programa ya existente, lleva su tiempo, por lo que los tiempos de entrega serán significativamente mayores.
En cualquier caso si necesita tener un programa de gestión a medida, debe saber cuales son sus derechos ya que, puede estar expuesto a retrasos en los tiempo de entrega de la versión definitiva, ya sea por falta de entendimiento en la toma de requisitos como por falta de contratos que obliguen a su empresa de servicios informáticos a realizar el desarrollo en una fecha determinada.
Cuando solicite un programa de gestión a medida recuerde que debe seguir los siguientes pasos: en primer lugar, exija que un consultor especializado o analista informático le tome los requerimientos funcionales y conceptuales de su problemática de gestión; no deje en manos de un comercial sin conocimientos técnicos este trabajo, pues siempre debe ser un profesional de la informática quien determine el alcance del proyecto. A continuación exija un presupuesto en el cual se detallen todos los conceptos recogidos en la toma de requerimientos, las horas que se van a dedicar en su software y el personal o recursos necesarios para desarrollar su nuevo programa y sobre todo el montante económico del trabajo; de esta manera sabrá si lo que usted ha pedido concuerda con lo que le van realizar.
Tenga presente que el importe económico de un proyecto informático no puede calcularse de forma arbitraria, sino que es el resultado de un estudio previo calculado teniendo en cuenta, básicamente, el tiempo, la dificultad y las personas que van a trabajar en el proyecto. Si está de acuerdo con el presupuesto solicite a continuación un contrato en el cual se recojan todas las definiciones, cláusulas y servicios que le van a ofrecer, así como la propuesta económica y la forma de pago y cuáles son los tiempos de entrega, ya que sin él usted no tiene ningún derecho a reclamar. Fíjese si en dicho contrato viene claro si el código fuente del programa es suyo o del vendedor; tener el código fuente en su poder le puede ayudar si en un futuro no quiere seguir trabajando con la empresa que le hizo el programa a medida y podrá encargarle a otra empresa las modificaciones necesarias sin necesidad de comenzar desde cero.
Una vez revisados los pasos fundamentales e iniciales y si está de acuerdo, la empresa informática deberá ponerse manos a la obra y crear el proyecto según una análisis funcional que usted deberá firmar cuando esté totalmente de acuerdo, y deberá ir entregándole informes de seguimiento regularmente cada cierto tiempo para saber cual es el estado del proyecto.
Por último insista en que se cumplan los tiempos de entrega ya que en muchos casos usted necesitará que su aplicación informática esté implantada en su empresa en una fecha determinada y puede ser vital para su negocio.
Miguel Ángel García
Director Técnico
eXtremaNET Consultores Tecnológicos
magarcia@extremanet.com